Die richtigen Aufbewahrungsfristen für Akten sind wichtig. Wenn Sie geschäftlich tätig sind, müssen Sie Ihre Unterlagen eine Zeit lang aufheben, um den Behörden gegebenenfalls Einblick zu gewähren. Doch auch privat müssen Sie Belege eine Weile aufheben.
Dabei kommt es nicht rein auf das bloße Vorhandensein der Dokumente an. Sie sind verpflichtet, die Unterlagen so zu halten, dass ein schneller Zugriff möglich ist.
Es reicht also beispielsweise nicht, einen Karton pro Geschäftsjahr zu haben, worin alle Unterlagen unsortiert lagern. Ein direkter Zugriff über Aktenordner, in denen eine Ablageordnung herrscht, ist anzuraten.
Generell gibt es bei der Aufbewahrung zwei wichtige Zeiträume: 6 und 10 Jahre.
Dabei gilt immer, dass die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres startet, in dem das jeweilige Dokumente eingegangen oder entstanden ist. Eine im Jahr 2010 angekommene Eingangsrechnung dürfen Sie also frühestens am 1.1.2021 vernichten.
Diese Unterlagen müssen Sie 10 Jahre lagern
Eine ganze Dekade lang müssen Sie alles aufheben, was zur Buchhaltung gehört. Das sind also die Buchführung selbst, Rechnungen, Kontoauszüge sowie Bilanzen und Jahresabschlüsse. Auch zählen dazu alle Unterlagen, die ein Prüfer zum Verständnis der Buchhaltung benötigen würde.
Einen Zwang zum Halten originaler Dokumente wie Rechnungen oder Kontoauszüge gibt es nur bei besonderen Papieren. Dazu zählen Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüsse. Alles andere darf prinzipiell auch in elektronischer Form, also als eingescannte Dokumente, gespeichert werden.
Allerdings haben für einen Prüfer Originale immer eine höhere Beweiskraft als möglicherweise manipulierte Scans.
Insbesondere müssen aufbewahrt werden:
- Handelsbücher
- Inventare
- Personalakten
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
- Lageberichte
- Konzernabschlüsse
- Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege zu den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen (§ 14b Umsatzsteuergesetz).
Bereits nach 6 Jahren zu entsorgen
Früher als 10 Jahre vernichten dürfen Sie alle geschäftliche Korrespondenz sowie Unterlagen zur Lohnbuchhaltung. Die Korrespondenz umfasst die eingegangenen „Geschäfts- und Handelsbriefe“ sowie Kopien der ausgegangenen Briefe. Gemeint sind dabei alle Schreiben, die mit der Anbahnung oder Abwicklung von Geschäften zu tun haben. Das können etwa Preislisten, Angebote oder Kalkulationen sein.
Alle sonstigen Unterlagen, die steuerlich relevant sind, fallen auch unter die verkürzte Frist.
Dazu zählen:
- Handelsbriefe
- Kopien oder Durchschriften versandter Handelsbriefe und Geschäftspapiere
- sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung
Privat Rechnungen aufbewahren
Auch privat gibt es Aufbewahrungsfristen für Akten. Hier müssen Sie die Belege über steuerpflichtige Leistungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Speziell Eigentümer von Wohnungen oder Häusern sind davon betroffen, da sie ja häufig handwerkliche Arbeiten an Haus oder Wohnung in Auftrag geben.
Ausnahmen von der Regelung
Generell dürfen Sie auch dann Unterlagen nicht vernichten, wenn Sie als zu einem aktuellen Fall gehören, der nicht geklärt ist.
Wenn also zum Beispiel noch über die Art der Besteuerung entschieden wird, müssen Sie alle zugehörigen Unterlagen auch dann noch aufheben, wenn eigentlich ihre Aufbewahrungsfrist bereits überschritten ist.
Dazu zählen beispielsweise eine vorläufige Steuerfestsetzung, ein laufendes Rechtsbehelfsverfahren oder ein Bussgeldverfahren.
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