Excel bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, eine Tabelle abzusichern. Die Bandbreite reicht dabei vom Schutz vor Überschreiben wichtiger Felder bis zur totalen Abschottung. Lesen Sie hier, welche Methode wann die richtige ist.
Excel-Tabellen absichern – das sind typische Anwendungsfälle
Was Sie bei Excel abschließen möchten, hängt immer davon ab, welchen Zweck die Tabelle erfüllt, wie sensitiv die enthaltenen Informationen sind und welche Empfängerkreise Sie für die Tabellen vorsehen. Dabei sind mehrere typische Fälle denkbar.
Schutz gegen versehentliches Überschreiben
Sie haben eine Excel-Tabelle angelegt, um Mitarbeitern eine Arbeitserleichterung in die Hand zu geben – wie etwa eine Zeiterfassung.
Damit die wirklich nur diejenigen Felder ausfüllen, die vorgesehen sind und keine Formeln oder berechneten Felder überschreiben, sollen bestimmte Bereiche geschützt werden.
Eine zusätzliche oder alternative Hilfestellung für den Benutzer für diesen Fall darin, dass Sie Hilfetexte für Zellen anbieten und Falscheingaben durch Filterung verhindern.
Verbergen von internen Daten
Kunden sollen eine Liste erhalten, die auf Berechnungen basiert, wie etwa eine Preisliste.
Dabei sollen aber für den Benutzer lediglich die Resultate sichtbar sein, nicht aber die Formeln für die Berechnung, weil Sie den Empfänger keinen Blick hinter die Kulissen gewähren möchten.
Dazu könnten Sie durch Kopie der Werte die Formeln verstecken.
Verbergen von Schlüsselwerten
Auch ein Verstecken bestimmter Schlüsselwerte wie Provisionen oder prozentuale Aufschläge ist möglich.
Dazu verwenden Sie die Option, Unsichtbare Konstanten zu verwenden.
Das hält allerdings nur Anfänger davon ab, diese Werte einzusehen. Excel-Profis kommen Ihnen schnell auf die Schliche.
Statt Excel-Tabelle absichern: Alternative PDF
Generell einfacher, ist es in solchen Fällen, wo nur die Ergebnisse sichtbar sein sollen, diese Tabellen als PDF auszugeben, womit die Formeln automatisch eliminiert werden, weil PDF ja quasi nur eine Variante der Druckausgabe darstellt.
Stecken in der Tabelle Personendaten, dann sollen diese natürlich auf keinen Fall versehentlich Unbefugten in die Hände fallen. Dazu können Sie die ganze Excel-Tabelle per Passwort absichern, so dass man ohne Kennwort an keinerlei Informationen gelangt.
