Jedes wichtige Gespräch sollte Sie und Ihren Gesprächspartner weiterbringen. Das erreichen Sie, wenn Sie das Gespräch führen.
Gespräch führen in vier Schritten
Schritt 1: Emotionale Verbindung herstellen
Wie geht es Ihrem Gesprächspartner überhaupt? Wie ist er drauf? Versuchen Sie, seine Gefühlslage zu erspüren. Äußern Sie Verständnis für diese Gefühlslage – selbst wenn Ihnen das schwer fällt. Denn wenn Ihr Gegenüber merkt, dass Sie kein Verständnis für ihn aufbringen (wollen), dann wird keine Verbindung und damit auch keine Kommunikation stattfinden.
Schritt 2: Fakten klären
Nun ist der Weg frei für die sachlichen Fragen. Hören Sie Ihrem Gegenüber mindestens 60 Sekunden zu, ohne zu unterbrechen. Damit vermeiden Sie einen der häufigsten Gesprächsfehler: Einer berichtet zuerst Fakten und will dann zu seiner Schlussfolgerung kommen, wird aber unterbrochen, weil sein Gesprächspartner schon auf die Fakten reagieren will, ohne die Vorschläge des anderen abzuwarten. Lassen Sie Ihren Gesprächspartner ausreden.
Wer andere ständig unterbricht, vermittelt ihnen, dass er sie nicht ernst nimmt. Das heißt natürlich nicht, dass Sie einen Vielschwätzer, der nach fünf Minuten immer noch bei seiner Einleitung ist, nicht unterbrechen dürfen.
Gerade wenn es um ein gemeinsames Projekt geht, schauen Sie, ob nicht noch mehr möglich ist. Versuchen Sie gemeinsam, über die angebotenen Vorschläge hinauszugehen – und nach dem Motto „Wir zwei sind mehr als die Summe unserer Teile.“ neue Wege oder Möglichkeiten zu finden.
Schritt 3: Vereinbarungen treffen
Am Ende des Gesprächs müssen klare Handlungsanweisungen und Vereinbarungen stehen. Und zwar für beide Seite. Das bedeutet, dass Sie die nächsten Schritte und Termine dafür vereinbaren.
Schritt 4: Positives Ende
Versuchen Sie, nach der sachlichen Lösung, den Bogen zurück ins Emotionale zu schlagen. Beenden Sie das Gespräch freundlich, mit einem Lächeln, mit positiven Signalen. Das wird sicher nicht immer möglich sein, aber versuchen sollten Sie es. Denn so können Sie die gefundene Sachlösung positiv emotional in sich und Ihrem Gegenüber verankern.
Die richtige Begrüßung
So machen Sie von Anfang an einen guten Eindruck bei Ihren Geschäftspartnern:
Konzentrieren Sie sich voll auf Ihren Gesprächspartner.
Ihre persönlichen Probleme schieben Sie für die Zeit des Gesprächs beiseite. Lächeln Sie Ihr Gegenüber an.
Schauen Sie Ihrem Gesprächspartner in die Augen. Betrachten Sie anschließend sein Gesicht. Wenn Sie den Blick permanent durch das Zimmer schweifen lassen, wirken Sie uninteressiert. Starren Sie den Gesprächspartner aber nicht an. Das macht ihn unnötig nervös.
Beginnen Sie das Gespräch mit einem freundlichen „Hallo“. Scheuen Sie sich nicht, Ihr Interesse preiszugeben. Verwenden Sie Sätze wie „Schön Sie kennenzulernen“ oder „Es freut mich Sie wiederzusehen“.
Gespräch führen: Tipps
Mit den folgenden Tipps machen Sie aus einem Gespräch einen Dialog, der alle Beteiligten weiter bringt:
Hören Sie zu. Ideal ist ein Verhältnis von 70:20:10. 70 Prozent der Zeit sollten Sie zuhören, ohne ein Wort zu sagen. 20 Prozent der Zeit zeigen Sie Ihrem Gegenüber auf verbale und nochverbale Weise, dass Sie seine Botschaft verstanden haben. Nur 10 Prozent der Zeit nutzen Sie aktiv, um das Gespräch voranzubringen.
Lernen Sie, die nonverbalen Botschaften zu lesen, die Ihr Gesprächspartner beispielsweise durch Gesten oder den Gesichtsausdruck aussendet.
Versuchen Sie, mit positiven Formulierungen zu arbeiten.
Konzentrieren Sie sich nicht nur auf das, was Ihr Gegenüber sagt. Wichtig ist auch, was er nicht sagt.
Vergewissern Sie sich immer wieder, dass Sie verstanden haben, was Ihr Gegenüber gesagt hat, was er denkt und fühlt.
Gehen Sie nicht unvorbereitet in ein schwieriges Gespräch. Überlegen Sie sich vorher, welches Ziel Sie verfolgen und wo Sie und Ihr Gesprächspartner gerade stehen. Dann machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie Ihr Ziel erreichen.
Beginnen Sie das Gespräch mit den Zielen Ihres Gegenübers.
Halten Sie sich vor Augen: Sie erreichen das, was Sie wollen, erst, nachdem Sie Ihrem Gegenüber das gegeben haben, was er braucht.
Fassen Sie am Ende eines wichtigen Gesprächs die Ergebnisse und die Schritte zusammen, auf die Sie sich geeinigt haben. So weiß jeder, was er zu tun hat.
Lernen Sie, notfalls, Vielredner unter Ihren Gesprächspartnern zu unterbrechen.
Üben Sie, Ihrem Gesprächspartner zu vermitteln, dass Sie mehr darüber wissen wollen, wenn der seine Ansicht über etwas bzw. seine Absicht dargelegt hat.
Seien Sie authentisch. Jeder hat Schwächen und Fehler, auch Sie. Das macht uns Menschen aus.
Aktiv zuhören
Gespräche mit Ihrem Partner oder dem Kunden werden effektiver und besser, wenn Sie aktiv zuhören:
Schenken Sie Ihrem Geprächspartner Aufmerksamkeit. Halten Sie Ihre Gedanken beim Thema und schweifen Sie nicht ab. Die einfachste Möglichkeit Interesse an dem Gespräch zu zeigen ist, Blickkontakt herzustellen.
Geben Sie ein positives Feedback. Lächeln und nicken Sie hin und wieder.
Lassen Sie den Redner aussprechen. Wenn Sie unterbrechen, legen Sie Desinteresse und Egoismus an den Tag.
Fassen Sie die Aussage des Anderen am Ende kurz zusammen. So gehen Sie sicher, dass Sie den Inhalt richtig verstanden haben. Ihr Gesprächspartner erkennt, dass Sie interessiert sind und fühlt sich verstanden.
Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben. So verhindern Sie Mißverständnisse und zeigen, dass Ihnen an dem Gespräch etwas liegt.
Ein Gespräch richtig beenden
So schließen Sie eine Unterhaltung oder ein Geschäftsgespräch richtig ab:
Lassen Sie Ihren Blick öfter durch den Raum gleiten.
Nehmen Sie Gegenstände wie Handtasche, Brille oder Geldbeutel zu sich. Das sind eindeutige Signale, dass Sie das Gespräch beenden möchten.
Fassen Sie den Inhalt oder das Ergebnis des Gesprächs zusammen. Ist das nicht möglich, so verwenden Sie Floskeln wie: „In diesem Sinne“. Bei geschäftlichen Gesprächen fassen Sie zusammen, welche Schritte als Nächstes erfolgen sollen, also „gut, als nächstes bekommen Sie von uns ein Angebot…“
Blicken Sie Ihrem Gegenüber noch einmal in die Augen. Lächeln Sie dabei. Bedanken Sie sich für das Gespräch und verabschieden Sie sich. Konzentrieren Sie sich dabei völlig auf den Gesprächspartner. Die letzte Aufmerksamkeit ist ebenso wichtig wie der erste Eindruck.
Namen eines neuen Gesprächspartners wiederholen
Nennen Sie den Namen eines neuen Bekannten im Gespräch hin und wieder, wenn Sie ein Gespräch führen. Bauen Sie Ihn in den Satz ein. Zum Beispiel: „Wie finden Sie das neue Einkaufszentrum in der Stadt, Frau Müller?“
Durch die Wiederholung setzt sich der Name in Ihrem Gedächtnis besser fest. Zudem wird sich der Gesprächspartner geschmeichelt fühlen, wenn er seinen Namen hört.
Wiederholen Sie den Namen jedoch nicht zu häufig. Sonst wirkt die Kommunikation gestellt.
